La maquette doit être aussi exacte que les plans d’urbanisme. Ce sont donc les données établies par le cadastre ainsi que des données fournies par des géomètres qui sont utilisées pour déterminer l’implantation exacte des bâtiments sur le sol.
Des prises de vue sur site peuvent être nécessaire à la bonne représentation de la volumétrie du bâti et de compléments d’information lorsque le cadastre est incomplet.,
Maquettistes et urbanistes décident ensemble du découpage de la maquette en modules.
Le niveau de détail et le découpage en pièces amovibles sont précisés dans les plans d’exécution fournis aux maquettistes. Ces derniers se voient également remettre un cahier des charges précis, qui fixe les normes à respecter pour représenter les différents éléments de la maquette : espaces verts, arbres, voies, trottoirs immeubles …. Le niveau de détail sera principalement lié à l’échelle choisie.